Politique de confidentialité

INTRODUCTION

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Le respect de votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels sont d'une importance capitale pour Synode Inc (« Synode », « nous » ou « NOTRE »). Lorsque vous utilisez notre site Web situé à l'adresse www.synode.ai (le « Site »), que vous utilisez notre logiciel de développement d'instructions 3D ou que nous vous fournissons des services de développement d'instructions 3D (collectivement, les « Services »), Synode veille à mettre en œuvre des mesures de contrôle efficaces visant à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels dont elle a la garde. En utilisant notre Site et nos Services, et afin de vous offrir des prestations de qualité, nous pouvons avoir accès à certains renseignements personnels, c'est-à-dire des informations qui vous concernent ou qui, prises isolément ou combinées à d'autres données, permettent de vous identifier. Ces informations peuvent inclure : civilité, prénom, nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, informations financières, de crédit ou de facturation, informations relatives aux préférences de marketing et de communication, informations relatives à l'utilisation de notre Site, y compris des données techniques sur les visites ou toute autre information recueillie par le biais de témoins (cookies), ainsi que tout autre renseignement personnel que vous jugez utile de nous communiquer (les « Renseignements personnels »). En règle générale, les Renseignements personnels n'incluent pas vos coordonnées professionnelles telles que votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone professionnel.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») définit les renseignements personnels que nous sommes susceptibles de recueillir auprès de vous, les raisons de cette collecte, la manière dont nous les utilisons et dont nous les protégeons. Nous souhaitons également vous informer des modalités de transmission de ces données, pour des raisons techniques, à d'autres entités ou entreprises. Cette Politique décrit par ailleurs les choix dont vous disposez concernant la collecte, l'utilisation et la protection de vos renseignements personnels.

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LES INFORMATIONS QUE NOUS COLLECTONS

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Utilisation de nos Services

Données de journalisation, pouvant inclure votre adresse IP, les pages que vous consultez au sein de nos Services, la date et l'heure d'utilisation des Services, l'adresse de la page web visitée avant d'utiliser les Services, l'URL qui vous a dirigé vers nos Services, le type et les paramètres de votre navigateur, des informations sur votre appareil (telles que la marque, le modèle et le système d'exploitation), des informations sur la configuration de votre navigateur, vos préférences linguistiques, des identifiants uniques et des cookies.

Nous collectons les informations suivantes lorsque vous utilisez nos Services :

Vos informations personnelles, incluant votre nom, adresse e-mail et numéro de téléphone.

Informations de facturation et autres données de paiement, incluant le nom et l'adresse de facturation, ainsi que les détails du mode de paiement, tels que le numéro de carte bancaire ou les coordonnées bancaires.

Les Services que vous avez achetés auprès de nous.

Selon le Service choisi, des informations supplémentaires pourront vous être demandées, notamment des avis, évaluations, commentaires, des informations sur vos besoins et préférences, ainsi que les informations nécessaires à la mise en œuvre des Services.

Toute autre information personnelle fournie.

Données de connexion, d'utilisation et de support

Données d'utilisation et analytiques, pouvant inclure la fréquence de connexion, les fonctionnalités utilisées, la durée et les moments d'utilisation, les différents types d'activités des utilisateurs, ainsi que des informations démographiques que nous pouvons vous demander, telles que votre genre et votre âge.

Informations de localisation générale, telles que l'adresse IP et la région dans laquelle vous vous trouvez lorsque vous vous connectez et utilisez les Services.

Questions au service client, problèmes rencontrés et commentaires généraux que vous choisissez de nous transmettre.

Enquêtes, événements et informations marketing

Si vous choisissez de participer à nos enquêtes, concours, événements ou demandes d'informations, nous pouvons collecter des informations vous concernant en lien avec ces activités ; vos coordonnées, telles que votre nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ; ainsi que des informations générales que vous choisissez de nous communiquer, comme vos préférences en matière de logement.

Utilisation de notre Site ou interaction avec nous par e-mail

Lorsque vous naviguez sur notre Site ou interagissez avec nous par e-mail, nous collectons des informations vous concernant comme décrit ci-dessous, dont certaines sont recueillies automatiquement :

Lorsque vous utilisez une fonctionnalité de chat automatisé (chatbots) pour effectuer une demande ou autre, nous pouvons collecter des informations vous concernant, telles que votre nom et votre adresse e-mail, l'objet précis de votre demande, ainsi que des informations relatives à votre utilisation de notre Site.

Données de journalisation, pouvant inclure votre adresse IP, les pages que vous consultez sur le site, la date et l'heure de votre visite sur le site, l'adresse de la page web consultée avant d'utiliser le site, l'URL qui vous a dirigé vers nos services, le type et les paramètres de votre navigateur, des informations sur votre appareil (telles que la marque, le modèle et le système d'exploitation), les informations de configuration de votre navigateur, vos préférences linguistiques, des identifiants uniques et des témoins.

Données d'utilisation et analytiques, pouvant inclure la fréquence de connexion, les fonctionnalités utilisées, la durée et le moment de l'utilisation, les différents types d'activités entreprises par les utilisateurs, ainsi que des informations démographiques que nous pourrions vous demander, telles que votre genre et votre âge.

Informations de localisation générale, telles que l'adresse IP et la région dans laquelle vous vous trouvez lorsque vous vous connectez et utilisez les services.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur nos services, utiliser nos fonctionnalités « Créer une alerte », « Demander un devis » ou autres outils similaires, vous inscrire pour recevoir des informations par courriel, vous inscrire à un événement, un webinaire ou un concours, ou télécharger certains contenus, nous pourrions vous demander de nous fournir vos coordonnées, telles que votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel, ainsi que certaines informations sur vos besoins ou préférences.

Questions relatives au service à la clientèle, problèmes et commentaires généraux que vous choisissez de nous transmettre.

Appels téléphoniques

Si vous communiquez avec nous par téléphone, nous pourrions enregistrer cet appel et vous demander de nous fournir vos coordonnées, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel.

Visites de nos bureaux

Si vous visitez nos bureaux, il se peut que l'on vous demande de vous inscrire en tant que visiteur et de fournir votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, ainsi que l'heure et la date de votre arrivée.

IMPORTANT : Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d'autres personnes, vous déclarez avoir l'autorisation de le faire et, le cas échéant, avoir obtenu le consentement nécessaire, et vous reconnaissez que ces informations peuvent être utilisées conformément à la présente politique.

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POURQUOI VOS INFORMATIONS SONT-ELLES RECUEILLIES ET COMMENT SONT-ELLES UTILISÉES ?

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Synode recueille et utilise vos renseignements personnels pour :

vous fournir les services et les informations relatives à ceux-ci ;

gérer votre dossier, communiquer avec vous et tenir à jour votre compte client ;

traiter les paiements pour les services ;

vous envoyer des informations concernant les services ou des renseignements que vous avez demandés, ou répondre à vos demandes et questions ;

faciliter les communications, notamment en recueillant des informations sur les données de votre appareil et votre numéro de téléphone ;

communiquer avec vous (par téléphone, alerte, courriel, courrier ou autre) et vous présenter du matériel publicitaire ainsi que des informations complémentaires sur nos services, produits, sondages, concours, promotions et offres spéciales, en plus d'assurer notre service à la clientèle ;

nous aider à mieux comprendre vos besoins, vos préférences et vos interactions avec notre Service ; et réaliser des statistiques, des études de marché et des analyses de performance pour nous aider à évaluer nos Services, mesurer notre performance et améliorer les expériences, les Services et les produits que nous offrons. Synode n'utilisera pas vos renseignements personnels à d'autres fins que celles indiquées dans le présent document.

Synode s'efforce de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont collectés. Nous ne divulguerons ni n'utiliserons vos renseignements personnels à aucune autre fin, sous réserve des précisions et exceptions suivantes :

Application de la loi : Nous pouvons partager vos renseignements personnels pour répondre à des demandes des autorités chargées de l'application de la loi, à des ordonnances judiciaires ou à d'autres procédures juridiques, ou si nous estimons qu'une telle divulgation est nécessaire pour enquêter sur des activités illégales ou frauduleuses, pour les prévenir ou pour y répondre, pour faire face à des menaces physiques envers vous ou autrui, ou tel que requis par toute autre loi ou réglementation applicable, et dans la mesure nécessaire pour protéger les biens, les intérêts et les droits de Synode.

Statistiques et rapports agrégés : Nous utilisons et divulguons librement des données sous forme anonyme, par exemple à des fins statistiques, analytiques, de calibrage, de gestion et d'amélioration de la qualité en lien avec les Services, ou pour le développement ou la fourniture d'autres produits et Services par Synode, ou encore au bénéfice de l'ensemble des utilisateurs de ses Services. Synode garantit toutefois que ces données agrégées et anonymisées ne permettront jamais de vous identifier, de quelque manière que ce soit, et ne contiendront aucun renseignement personnel.

Nos employés et fournisseurs de services autorisés (« Personnel autorisé ») : Le Personnel autorisé peut avoir accès à vos renseignements personnels afin de nous aider à fournir les Services. Le Personnel autorisé accède à ces renseignements personnels et les utilise conformément à nos instructions, uniquement s'il a besoin de les connaître, et sous réserve d'obligations strictes de confidentialité et de sécurité. Soyez assuré que nous veillons à ce que notre Personnel autorisé gère ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et qu'il se conforme à la présente Politique ainsi qu'aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

Transferts d'entreprise : Synode peut être impliqué dans la vente de la totalité ou de la quasi-totalité de ses activités ou dans toute autre transaction similaire. Dans le cadre de cette transaction, nous pouvons céder ou divulguer vos renseignements personnels à l'organisation qui acquiert Synode, qu'elle soit réelle ou potentielle, mais nous exigerons de cette organisation qu'elle s'engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels d'une manière conforme à la présente Politique.

Consentement explicite : Synode peut également divulguer vos renseignements personnels si vous en faites la demande ou si vous y consentez expressément.

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CONSENTEMENT

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En règle générale, Synode obtient les renseignements personnels nécessaires directement auprès de vous, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Les renseignements personnels ne seront utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, à moins d'obtenir votre consentement. Nous pouvons également collecter des renseignements personnels auprès de tiers ou de registres accessibles au public, tel que permis par la loi ou si nous avons obtenu le consentement nécessaire. Synode ne collectera, n'utilisera ni ne divulguera de renseignements personnels sans votre consentement, à moins d'y être autorisé ou obligé par la loi. Veuillez noter que vous avez le droit de refuser de nous fournir des renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d'un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant l'utilisation de renseignements personnels déjà collectés en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous. Le refus de fournir des renseignements ou le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos Services. De plus, nous fournissons des instructions de « désabonnement » ou de « retrait » dans nos communications électroniques pour vous permettre de refuser toute communication électronique future.

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VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES TIERS

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Les Services ou notre Site peuvent faire référence à des sites tiers, les intégrer ou y renvoyer par des liens. Ces sites tiers (« Sites Tiers ») ne sont pas sous notre contrôle et les liens qui y mènent vous sont fournis uniquement par commodité. Ces Sites Tiers sont régis par leurs propres politiques de confidentialité et peuvent collecter vos renseignements personnels. Les Sites Tiers ne sont ni développés, ni vendus, ni conçus par Synode. Par conséquent, Synode ne garantit pas et n'est pas responsable de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels par les Sites Tiers. La présente Politique ne s'applique pas aux pratiques de tiers et Synode n'assume aucune responsabilité quant à votre utilisation de ces Sites Tiers ou à votre accès à ceux-ci par l'intermédiaire des Services ou du Site. En utilisant les Services ou notre Site, ou en accédant à des Sites Tiers par l'intermédiaire de nos Services ou de notre Site, vous dégagez Synode de toute responsabilité quant aux actions, pratiques et omissions de ces tiers. Veuillez consulter la politique de chaque Site Tiers que vous visitez. Nous ne louons ni ne vendons vos renseignements personnels à des tiers.

De plus, en vous abonnant aux Services, vous accordez à Synode le droit de partager vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services tiers acceptables pour nous, qui utiliseront ces renseignements pour nous aider à répondre à vos demandes et à exécuter les Services. Veuillez noter que nous ne partagerons que les renseignements personnels nécessaires à l'utilisation de ces services tiers, uniquement dans le but de vous fournir les Services, et que nous veillerons à ce que ces fournisseurs tiers s'engagent à garder ces renseignements confidentiels et sécurisés.

Les fournisseurs de services conservent les renseignements dont ils ont besoin pour exercer les fonctions pour lesquelles ils ont été mandatés, et nous n'autorisons pas ces tiers à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels à des fins de marketing ou à d'autres fins qui leur sont propres. Synode ne vendra ni n'échangera jamais vos renseignements personnels contre rémunération.

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TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'ÉTRANGER

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Veuillez noter que certains de nos fournisseurs de services qui traitent, gèrent ou stockent des renseignements personnels pour notre compte peuvent être situés à l'étranger. Par conséquent, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés dans un autre pays et qu'ils soient soumis aux lois de ce pays. Toutefois, nous veillons à protéger les renseignements personnels dont nous avons la garde, y compris ceux confiés à un fournisseur, qu'il soit situé au Canada ou à l'étranger. Nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels exigent qu'un engagement écrit soit signé par ce fournisseur de services afin de respecter son obligation de préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés. Cela inclut la mise en œuvre de mesures de sécurité robustes et efficaces, mais aussi l'interdiction de divulguer vos renseignements à des tiers. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous prenons les mesures appropriées pour maintenir la confidentialité des renseignements personnels et pour les protéger contre la perte, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, en tenant compte notamment de la sensibilité des renseignements et des fins auxquelles ils sont destinés.

Synode utilise des procédures physiques, électroniques et de gestion commercialement raisonnables et appropriées, ainsi que des normes industrielles généralement reconnues, pour protéger et sécuriser les renseignements personnels que nous collectons.

Par ailleurs, les renseignements personnels que nous détenons ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées à les consulter et qui ne le font que lorsque cela est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions. À cette fin, nous veillons notamment à restreindre l'accès à nos bureaux et à notre équipement informatique, à former notre personnel et à exiger de nos agents et fournisseurs de biens et services ayant accès aux renseignements personnels qu'ils signent des accords de confidentialité et mettent en œuvre des mesures de sécurité jugées équivalentes. Veuillez toutefois noter que, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, l'utilisation d'Internet pour transmettre, créer ou stocker des renseignements personnels comporte toujours un certain risque. Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées mentionnées ci-dessous. MINEURS

Notre site et nos services sont conçus pour être utilisés par des personnes âgées de 18 ans et plus. Synode ne collecte pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 18 ans.

Toutefois, comme il n'existe pas d'âge minimum pour signer seul un bail, si un mineur de moins de 14 ans souhaite utiliser notre site et nos services, la collecte des renseignements personnels de ce mineur ne peut se faire sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur. Si nous apprenons que nous avons collecté par inadvertance des renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur, nous veillerons à ce qu'ils soient supprimés de nos fichiers dans les plus brefs délais. Si vous êtes le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur d'un mineur de moins de 14 ans et que vous savez que votre enfant mineur a fourni des renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées mentionnées ci-dessous afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires.

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DURÉE DE CONSERVATION

À l'exception des renseignements non identifiables et anonymisés que Synode peut conserver indéfiniment et en tout lieu raisonnable, Synode hébergera et conservera vos renseignements personnels pour la période nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et pour assurer le respect de nos obligations légales et réglementaires. Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement concernant notre utilisation de vos renseignements personnels, ou demander que nous les supprimions définitivement, sous réserve des conditions imposées par la loi.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent ci-dessous.

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ACCÈS, RECTIFICATION ET MISE À JOUR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels et d'en obtenir copie. Vous avez également le droit de mettre à jour, de rectifier et de corriger tout renseignement personnel que vous jugez inexact ou incomplet. Pour ce faire, veuillez soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse ci-dessous, qui vous répondra par écrit dans un délai maximal de 30 jours suivant la date de réception de votre demande.

Si vous souhaitez obtenir des copies de vos renseignements personnels, nous pourrions être tenus de vous facturer des frais modiques, qui vous seront communiqués à l'avance, afin de couvrir les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission.

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COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES (COURRIELS)

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Votre adresse électronique peut être utilisée pour vous envoyer des communications électroniques de temps à autre. Vous pouvez à tout moment nous demander de cesser de vous envoyer des communications électroniques en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels de Synode aux coordonnées ci-dessous ou en utilisant les instructions de « désabonnement » figurant au bas de ces communications.

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TÉMOINS ET AUTRES TECHNOLOGIES DE SUIVI SUR NOTRE SITE, VIA NOS SERVICES ET DANS LES COMMUNICATIONS PAR COURRIEL.

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Nous utilisons des outils courants de collecte d’informations, tels que des outils de collecte de données d’utilisation, des témoins et des technologies similaires, pour recueillir automatiquement des informations pouvant contenir des renseignements personnels à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile lorsque vous naviguez sur notre site, utilisez nos services ou interagissez avec les courriels que nous vous avons envoyés.

En accédant à notre site, en le parcourant et en utilisant nos services, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément aux termes de la présente politique. Vous pouvez contrôler et gérer les témoins de différentes manières. Veuillez noter que la suppression ou le blocage des témoins peut avoir un impact négatif sur votre expérience utilisateur et que certaines parties de notre site pourraient ne plus être entièrement accessibles.

La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez choisir de les accepter ou non via les paramètres de votre navigateur, que vous trouverez généralement dans le menu « Outils » ou « Préférences ». Pour plus d’informations sur la façon de modifier les paramètres de votre navigateur ou sur la manière de bloquer, gérer ou filtrer les témoins, veuillez consulter le fichier d’aide de votre navigateur ou des sites tels que www.allaboutcookies.org.

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MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

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Synode se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Toutes ces modifications seront publiées sur le site et entreront en vigueur immédiatement après leur publication. Nous prendrons les mesures raisonnables, le cas échéant, pour informer les personnes concernées de tout changement important. Lorsque nous apportons des modifications à cette politique, nous révisons la date de « dernière mise à jour » indiquée au début de celle-ci. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse ou aux adresses indiquées ci-dessus pour obtenir une copie à jour de la présente politique.

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CONDITIONS D’UTILISATION DU SITE ET DES SERVICES

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Les conditions d’utilisation du site et des services, disponibles à l’adresse www.synode.ai, contiennent des dispositions importantes qui déclinent et excluent la responsabilité de Synode et d’autres entités concernant votre utilisation des services, ainsi que des dispositions déterminant la loi applicable et la compétence exclusive pour la résolution de tout litige lié à votre utilisation du site et des services. Chacune de ces dispositions s’applique également à tout litige pouvant survenir en lien avec la présente politique et la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, et elles ont la même force et le même effet que si elles avaient été reproduites directement dans la présente politique.

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QUESTIONS, COMMENTAIRES, PLAINTES ET RESPONSABLES DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Synode est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle et a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels qui doit veiller au respect de la présente politique et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Si vous avez des questions, des commentaires, des préoccupations ou des plaintes concernant cette politique et les pratiques de Synode en matière de protection de la vie privée, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, ●Taki Eddine Alimat, aux coordonnées suivantes :

Synode Inc 135 R. Main North Hatley, QC J0B 2C0 Courriel : support@synode.ai

Vous avez également la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de la Commission d’accès à l’information – Direction de la surveillance à l’adresse suivante : 900-2045, rue Stanley, Montréal, Québec, H3A 2V4 ou par courriel à : cai.communications@cai.gouv.qc.ca.

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